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理事会活動効率化事例

理事会内のコミュニケーションだけ無く管理会社との情報共有・情報蓄積も確実になった！

ドリームタワーキュアレジデンス　埼玉県（255戸／マンション）

  • 「理事会会議室」で理事会メンバーだけで意見交換。メールと違って、コラボ上にやりとりが全て残るので、引継ぎ後もいつでも過去情報を確認可能。
  • 「理事会支援」の中の「共有ファイル」にて、理事会内での大切な資料を電子保管。管理会社にファイルを登録掲載してもらうことで、重要資料の情報蓄積が確実にされるようになった。
「コラボ」を利用してみようと思ったきっかけ、目的はどういったものだったでしょうか？
理事会内の意見交換、組合員への広報、組合員同士のコミュニケーション円滑化を主な目的です。
利用してみた感想（住民同士がコミュニケーションを取る上での効果など）は？

理事会内でのコミュニケーションは非常にとりやすくなり、文書の共有、意見交換を行いやすくなった。また、管理会社とのコミュニケーションもとりやすくなりました。

ただ、一般の組合員とのコミュニケーションを円滑に行うためには、コンテンツを充実させたり、理事が積極的に掲示板などで発言していく必要があるかと思います。施設予約などについては管理室まで行って空き状況を確認する必要がなくなり、便利になりました。

マンションはそれぞれの世帯の独立性が高い居住形態のように 思われますが、マンション内でコミュニティ、近所付き合いは必要だと思い ますか？ また必要と思われる場合、どのような理由で必要と感じるのでしょうか？

必要だと考えています。主な理由は以下の2点です。
1．防犯面
居住者同士が気軽に挨拶が出来る、声をかけやすい環境を作ることが、防犯対策になる
と考えております。

2．管理規約の周知徹底
入居しても管理規約や、各使用細則を十分に理解されているわけではないので、それぞれを誤解なく、理解してもらうためには、住民同士で注意しあえる環境が必要と考えます。たとえば、ペットの使用細則(ペットをつれているときはサブエントランスを利用すること、共有部では抱えるなど)については、ペットを飼っている住民同士で注意しあえるペットクラブの設立などが有効と考えています。

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